Wofür wird das Wasserzeichen auf einem Dokumentenentwurf verwendet?

Das Wasserzeichen auf Rechnungsentwürfen dient dazu, sicherzustellen, dass nur endgültige, geprüfte und abgeschlossene Dokumente an Kunden versendet werden.

Es kennzeichnet den Entwurfstatus eines Dokuments und verhindert, dass versehentlich unvollständige oder noch nicht freigegebene Rechnungen verschickt werden.

Das Wasserzeichen wird auf allen Entwurfsdokumenten angezeigt, um deutlich zu machen, dass es sich noch um eine vorläufige Version handelt, die möglicherweise Änderungen benötigt. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die GoBD-Konformität (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation) zu gewährleisten. Nur abgeschlossene und unveränderbare Dokumente dürfen in den Versand und die Buchhaltung aufgenommen werden.

Durch das Wasserzeichen wird die Nachvollziehbarkeit sichergestellt, dass keine Entwürfe fälschlicherweise als fertige Rechnungen versendet werden, und dass alle steuerlich relevanten Dokumente korrekt erfasst und archiviert sind.