E-Rechnungen – aifinyo | Billomat

In diesem Beitrag erklären wir dir, was die E-Rechnung ist und wie du sie in Billomat im richtigen Format (XRechnung und ZUGFeRD) erstellen kannst.

Was ist die XRechnung?

XRechnung bezeichnet den Standard der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Sie ist die nationale Ausgestaltung der EU-Richtlinie EN 16931, welche die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgibt. In einigen Fällen wird die XRechnung auch als E-Rechnung bezeichnet. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend.

Das Wachstumschancengesetz des Bundeskabinetts hat eine klare Trennung zwischen elektronischen Rechnungen und anderen Formen wie Papierrechnungen eingeführt. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format erstellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dazu gehören gängige Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die speziell entwickelt wurden, um diese Standards zu erfüllen. Beim Versand gilt eine Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 können Papierrechnungen und PDF-Rechnungen noch versendet werden (bei PDF-Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich).

Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung?

Bei einer XRechnung handelt es sich im Sinne einer E-Rechnung um ein XML-basiertes Rechnungsformat, welches für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund oder den Bundesbehörden notwendig ist.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich hingegen um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat (E-Rechnung), bestehend aus PDF und XML, welches sich besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen eignet. Die maschinenlesbaren XML-Daten werden in eine vom Menschen lesbare PDF/A-3-Datei eingebettet.

Eine von Billomat erstellte ZUGFeRD-Rechnung enthält somit ebenfalls eine zulässige XRechnung.

Bitte beachte, dass du nur mit der Standardvorlage in Billomat E-Rechnungen erstellen kannst – per Word-Vorlage ist es nicht möglich.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung mit Billomat?

Erstelle eine neue Rechnungsvorlage

Navigiere hierfür zu Einstellungen (via Pfeil-Symbol neben deinem Profilnamen) > Dokumente > Vorlagen > Rechnungen > Neue Vorlage Erstellen.

Oberfläche zur Vorlagenerstellung in Billomat

Markiere die Checkbox PDF/A-3b (ZUGFeRD 2.1.1 - XRechnung 2.0.0) Dokument erzeugen.
Sofern du eine Hintergrund-Datei verwendest, stell bitte sicher, dass diese sich im PDF/A-Format befindet. Ist dies nicht der Fall, wird keine XML-Datei erzeugt!

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Nimm nun individuelle Einstellungen an deiner Rechnungsvorlage vor.

Hinweis: Du kannst die Vorlage erst speichern, wenn du deine Bankverbindung unter Einstellungen (via Pfeil-Symbol neben deinem Profilnamen) > Mein Konto > Firma hinterlegt hast.

Überprüfe die Voreinstellungen:
1. Wichtig ist, dass die eigene Umsatzsteuer-ID in den Firmendaten mit dem Präfix DE ausgewiesen ist.
2. Ebenfalls notwendig ist ein hinterlegter Ansprechpartner deiner Firma.
3. Setze den Haken bei Felder für X-Rechnungen anzeigen in deinen Einstellungen unter Mein Konto > Firma > Sonstiges.

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Hinweis: Für die Erstellung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist es Pflicht, die Leitweg-ID einzufügen. Mit dieser ID können Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und E-Rechnungen innerhalb der Verwaltung fehlerfrei weitergeleitet werden. Sofern du deine Rechnungen an eine Behörde sendest, ergänze also unbedingt die Leitweg-ID. Suche hierfür unter Stammdaten > Kunden deinen Kunden, navigiere zu Kundendaten > Leitweg-ID und füge sie ein.

Hinweis zur Ergänzung der Leitweg-ID

Erzeuge deine ZUGFeRD-Rechnung

Navigiere zu Rechnungen > neue Rechnung, wähle den jeweiligen Kunden aus und öffne in der Rechnungsdetailansicht auf der rechten Seite unter Vorlagen > Layout deine bereits erstellte Rechnungsvorlage.
Hinterlege, falls notwendig, die Bestellreferenznummer im Feld rechts in der Seitenleiste.
Schließe die Rechnung ab und klicke auf „Versenden“, um die Rechnung zu verschicken.

Erzeuge deine XRechnung

Exportiere deine soeben erstellte ZUGFeRD-Rechnung aus Billomat im ZIP-Dateiformat.

XRechnung Bestellreferenz im Rechnungsformular in Billomat

Öffne die Rechnung anschließend in einem PDF-Viewer.
Navigiere auf das Büroklammer-Symbol. Mit einem Rechtsklick auf die XML-Datei kannst du die Anlage speichern – nun wird die XML-Datei als Anhang der PDF-Datei extrahiert.

XML-Daten aus einer PDF-Datei extrahieren

Diese extrahierte XML-Datei kannst du schließlich im Anhang per E-Mail versenden oder direkt in einem Onlineportal hochladen.

Was sind die technischen Unterschiede?

Die XML-Syntaxen für XRechnungen in den Formaten UBL und CII entsprechen beide der EU-Richtlinie EN 16931. UBL steht für Universal Business Language und kann verschiedene Dokumententypen abbilden, z. B. Bestellungen, Preislisten, Lieferscheine und Rechnungen. CII steht für Cross Industrie Invoice und beschränkt sich auf Rechnungen. ZUGFeRD-Rechnungen lassen ausschließlich das Format CII zu.

Billomat unterstützt die ZUGFeRD-Rechnung und somit auch nur das CII-Format für die XML. Es kann daher derzeit keine XRechnung im UBL-Format erstellt werden.

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