Der Billomat-Mail-Server (SMTP / IMAP) – aifinyo | Billomat

Mit Billomat kannst du deine Dokumente auch per E-Mail versenden. Wie das funktioniert, erfährst du hier!

Den eigenen SMTP-Mail-Server verwenden

Standardmäßig werden die deine Dokumente direkt vom Billomat Server mit deiner E-Mail-Adresse als Absender verschickt.

Um deinen eigenen Mailserver zu verwenden, hinterlege die Zugangsdaten zu deinem Postausgangsserver (SMTP-Server). Das sind dieselben Daten, die du auch in deinem E-Mail-Programm eintragen musst, um Mails zu verschicken. Billomat nutzt anschließend deinen SMTP-Server, wenn du E-Mails mit Billomat verschickst.

Die Einstellungen zu deinem Mail-Server kannst du hier vornehmen:

Einstellungen > Administration > E-Mail

Dort kannst du auch den Absender deiner Mails ändern.

SMTP über Google (App-Passwort)

Hierfür musst Du in Deinem Google-Konto ein App-Passwort erstellen. Bitte folge dazu diesem Link:
https://myaccount.google.com/apppasswords - um ein Password zu erstellen, muss die zwei Faktor Authentifizierung aktiviert sein.

Achtung: Das App-Passwort wird nur einmalig angezeigt – speichere es daher am besten sicher ab.

Folgende Einstellung sind in Billomat einzutragen:

Port: 587 (mit TLS) oder alternativ 465 (mit SSL)
Server: smtp.gmail.com
E-Mail-Adresse: Deine Gmail-Adresse
Passwort: das automatisch generierte, 16-stellige App-Passwort

Speichern (unten auf der Seite) Sie anschließend die Einstellungen in Billomat.

Hinweis: Das eingegebene Passwort verschwindet, nachdem die Einstellungen gespeichert wurden. Das App-Passwort wird nur einmalig verwendet, um die Verbindung mit Gmail herzustellen. Teste die Einstellungen im Anschluss, indem du eine Test-E-Mail an deine eigene Adresse sendest.

Hinweise für Google OAuth (Gmail) (funktioniert aktuell von Google-Seite nicht)

Wenn Du Google bzw. Gmail verwendest, musst du dich über Google authentifizieren.

Klicke dazu einfach auf "Zugriff gewähren".

Falls die Verbindung nicht funktioniert, überprüfe zunächst, ob die folgenden Tipps helfen:

Weniger sichere Apps zulassen
alte SMTP-Verbindung entfernen.
App-spezifisches Passwort ausstellen
Display Unlock Captcha ausführen
Bei Änderung von Passwort in Gmail auch in Billomat ändern

Hinweise für Office365

Wenn Du Office365 verwendest, musst du dich über Microsoft authentifizieren.

Klicke dazu einfach auf "Zugriff gewähren".

Beachte bitte folgende Schritte, falls Fehler bei der Verbindung auftreten:

Alte SMTP-Verbindungen entfernen
Drittanbieter-Apps zulassen
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) abstellen
App-spezifisches Passwort ausstellen
Auf SSL oder TLS ausweichen, statt STARTTLS zu verwenden
Bei Änderung von Passwort in Office365 auch in Billomat ändern
Office365 Exchange nur mit SPF Eintrag möglich

IMAP-Postfach einrichten (Mail-Archivierung)

Versendete E-Mails können von Billomat zusätzlich in das eigene IMAP-Postfach abgelegt werden. So erscheinen diese beispielsweise im Gesendet-Ordner.

Dazu navigierst du einfach zu Einstellungen > Administration > E-Mail und hinterlegst die Zugangsdaten zum eigenen IMAP-Postfach in der Maske (siehe Bild). Durch den Einrichtungsassistenten kann dies bei vielen gängigen E-Mail-Providern durch Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts sehr leicht vorgenommen werden.

Es kann vorkommen, dass es notwendig ist, ein einmaliges APP-Passwort bei Ihrem Anbieter zu generieren. Wenn die Einrichtung nicht erfolgreich ist, konsultieren Sie die Hilfeseite Ihres Anbieters.

Bitte vergiss nicht, auch den Ordner zu wählen, in dem die E-Mails abgelegt werden sollen!