Wie funktionieren Rechnungen in Billomat?

Das Wichtigste zu Rechnungen in Billomat in Kürze.

Wie kannst Du mit Billomat Rechnungen erstellen?

In Billomat gibt es verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen. In dieser allgemeinen Anleitung zum Rechnungen erstellen erklären wir, wie Du Rechnungen als Dokument in Billomat anlegen kannst.

Rechnungen können auch direkt aus folgenden Dokumenten erstellt werden:

• Aus einem gewonnen Angebot
• Aus einer Abo-Rechnung
• Aus einer Auftragsbestätigung
• Aus einem Lieferschein

Um eine Rechnung zu erstellen, öffne die Detailansicht des Dokuments, beispielsweise eines Angebots oder einer Auftragsbestätigung. Klicke dann auf der rechten Seite auf "Neues Dokument" und wähle die Option "Neue Rechnung" aus. Billomat übernimmt automatisch die relevanten Daten aus dem ausgewählten Dokument in die Rechnung, sodass du lediglich Anpassungen vornehmen kannst, falls nötig..

Rechnungsstatus

Mithilfe der Rechnungsübersicht, unter der Option “Rechnungen” in der linken Seitennavigation, kannst Du für jede deiner Rechnungen den Status sehen - so behältst Du immer den Überblick.

Eine Rechnung kann dabei unterschiedliche Status haben:

• Entwurf
  Die Rechnung ist noch nicht abgeschlossen und kann beliebig bearbeitet oder angepasst werden. Diese Entwurfs- oder Testrechnungen kannst Du anschließend über den entsprechenden Button löschen.

• Offen
  Sobald Du das Dokument abgeschlossen hast, ist es nicht mehr möglich Änderungen an der Rechnung vorzunehmen. Sie hat den Status “Offen”, da das Datum des Zahlungsziels noch nicht überschritten und zudem keine Zahlung verbucht wurde.

• Überfällig
  Werden die in einer offenen Rechnung hinterlegten Fälligkeitstage überschritten und es wurde keine Zahlung gebucht, erhält das Dokument den Status “Überfällig”. Es ist nicht möglich den Status von “Überfällig” zurück auf “Offen” zu setzen.

• Bezahlt
  Eine Zahlung wurde auf diese Rechnung verbucht.

• Storniert
  Das Dokument wurde storniert, aber bislang wurde keine passende Korrekturrechnung zur Rechnung erstellt.

Rechnungsarten

Mit Billomat kannst du verschiedene Rechnungsarten erstellen und verwalten, zum Beispiel Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften.

Zahlung buchen

Zahlungseingänge können bei offenen und überfälligen Rechnungen gebucht werden. Öffne dafür die Rechnung und klicke auf den Button Zahlung buchen im rechten Seitenmenü.

Anschließend gibst Du den Betrag, die Zahlart, und das Datum an. Auf Wunsch kann die Buchung mittels Kommentar auch mit weiteren Infos versehen werden.

Sollen Teilzahlungen gebucht werden, darf die Option Rechnung als bezahlt markieren nicht aktiviert sein.

Rechnung automatisch erstellen und versenden

Mit Billomat kannst Du (wiederkehrende) Rechnungen bequem und einfach über eine Automatisierung erstellen lassen und etwa per E-Mail an deine Kunden versenden. Mehr Infos dazu findest Du in unserem Artikel über Aborechnungen.

Rechnungsentwurf an Kunden senden

Um einen bloßen Rechnungsentwurf an Deinen Kunden zu senden, kannst Du die Rechnung unter Rechnugen > + neue Rechnung erstellen und mit Daten füllen. Klicke anschließend auf Speichern. Klicke in diesem Fall noch nicht auf abschließen, sondern auf Vorschau. Deine Entwurfsrechnung öffnet sich daraufhin in einem neuen Fenster und du kannst sie herunterladen.

Wasserzeichen für Entwurfsrechnungen entfernen

Um das Wasserzeichen in Deiner Entwurfsrechnung zu entfernen navigiere zu Deinem Profil > Einstellungen > Dokumente > Entwürfe und setze dort den Haken bei Wasserzeichen deaktiviert.