Wie kann ich meine eigene Vorlage erstellen und hochladen? – aifinyo | Billomat

In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine eigene Vorlage erstellst, hochlädst und in Billomat verwendest.

Mustervorlagen für deine Dokumente

Wir stellen dir verschiedene Mustervorlagen zur Verfügung, die du jederzeit verwenden kannst:

Wie lade ich meine Vorlage in Billomat hoch?

Um deine eigene Vorlage in Billomat zu nutzen, navigierst du in den Einstellungen (via Pfeil-Symbol neben deinem Profilnamen) zu Dokumente > Vorlagen > Neue Vorlage Hochladen.

Danach wählst du den Vorlagen-Typ sowie die Datei aus, die du hochladen möchtest. Außerdem vergibst du eine passende Bezeichnung für die Vorlage.
Klicke anschließend auf Speichern – deine Vorlage ist nun in Billomat hochgeladen und du kannst sie direkt verwenden.

Hinweis: Bei der Erstellung der Vorlage dürfen die Blöcke nicht verschoben werden. Weiter unten im Beitrag geben wir dir Tipps zur richtigen Verwendung von Platzhaltern und Blöcken.

Wie erstelle ich eine eigene Vorlage, um sie in Billomat hochzuladen?

Damit deine Vorlage optimal für die Erstellung deiner Dokumente vorbereitet ist, haben wir ein paar hilfreiche Tipps für dich zusammengestellt.

Wie nutze ich Platzhalter in meiner Vorlage?

Vorlagen benötigen Platzhalter, um ihren Zweck erfüllen zu können. Platzhalter sind Textfelder, die bei der Erstellung der PDF-Datei durch ihre jeweiligen Werte und Inhalte ersetzt werden.

Beispiel:

Der Platzhalter für das Rechnungsdatum lautet [Invoice.date] und wird in einer PDF-Datei schließlich durch das Rechnungsdatum ersetzt.

Wir haben für dich eine Übersicht der verfügbaren Platzhalter zusammengestellt.

Verwendung von Blöcken für wiederholende Elemente

Mit Blöcken kannst du einen bestimmten Teil deiner Vorlage markieren, der dann je nach der Anzahl der Daten wiederholt wird.

Wie formatiere ich mit Blöcken Rechnungspositionen?

Soll jede Rechnungsposition in einer eigenen Zeile einer Tabelle erscheinen, muss nur eine Zeile dieser Tabelle in der Vorlage erstellt werden. Der Anfang und das Ende der Zeile werden dann mit Textmarken gekennzeichnet.

Bei der Umwandlung der Vorlage in eine Rechnung wird dann diese markierte Zeile so oft wiederholt, wie es Rechnungspositionen gibt. Innerhalb der Zeile lassen sich dann die Platzhalter der Rechnungspositionen verwenden.

Wie sehen die Textmarken aus?

Die Textmarkennamen, die einen Block markieren, folgen dabei immer einem bestimmten Schema: {Markentyp}_{Blockname}

Beispiel für Rechnungspositionen:

Textmarke, die den Anfang eines Blocks markiert: blockStart_InvoiceItems

Textmarke, die das Ende eines Blockes markiert: blockEnd_InvoiceItems

Es stehen Blöcke für die Angebots- und Rechnungspositionen und für die Zusammenfassung der Steuern zur Verfügung. Die genauen Bezeichnungen haben wir in der Übersicht der verfügbaren Platzhalter hinterlegt.

Microsoft Word für Vorlagen nutzen

Momentan werden folgende Dateiformate unterstützt: DOC, DOCX und RTF. Diese können mit Microsoft Word oder einem beliebigen anderen Programm erstellt werden, welches die MERGEFIELDS (Seriendruckfelder) und Textmarken von Microsoft Word unterstützt.

Erfahre in diesem Beitrag, wie du Schritt für Schritt deine Vorlage mit Microsoft Word erstellen kannst.

Kopf- und Fußzeile in Vorlagen einstellen

Stellst du Kopf- und Fußzeilen ein, werden sie auf jeder Seite eines Dokumentes angezeigt. Kopf- und Fußzeilen eignen sich vor allem für ein Logo, die Anschrift und sonstige Kontaktdaten. Auch Platzhalter können dort eingefügt werden.

Bilder und Grafiken in Vorlagen verwenden

In einer Vorlage können folgende Bildformate eingefügt und verarbeitet werden: BMP, TIF, WMF, JPG, PNG und GIF. Bitte verwende möglichst RGB-Grafiken (kein CMYK).

Wichtig: Dokumente sollten immer eingebettete Bilder beinhalten. Das bedeutet, eine reine Verknüpfung der Bilder reicht nicht aus – sie müssen wirklich im Dokument gespeichert (eingebettet) werden.

Überlappende Objekte sind grundsätzlich nicht möglich. Das bedeutet, Texte können z. B. nicht über Bilder platziert werden. Deshalb ist die Verwendung von Hintergrundbildern leider nicht möglich. Ein Hintergrundbild kann jedoch beim Hochladen der Vorlage eingefügt werden.

Seitenlayout mit Hintergrundbild für eine Vorlage in Billomat einrichten

Automatische Seitennummerierung in Vorlagen nutzen

Du kannst auch eine Seitennummerierung in deine Vorlage einfügen: Nutze dafür einfach die Standardfelder von Microsoft Word für die Seitennummerierung.

Verknüpfung mit