Grundlagen zu Dokumenten in Billomat

Hier erfährst du das Wichtigste zu Dokumenten in Billomat in Kürze.

Wie kannst du Dokumente erstellen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue Dokumente zu erstellen:

Direkt in der Kundenakte

Öffne dazu unter Stammdaten > Kunden den gewünschten Kunden. Auf der rechten Seite gibt es unter dem Button "Neues Dokument" eine entsprechende Option für jeden Dokumenttyp
(Ausnahme: Mahnungen).

Direktklick auf den Dokumenttyp

Nach der Auswahl des Dokumentes in der linken Seitennavigation (zum Beispiel Mahnungen) erscheint in der Navigation unter der Suchleiste der entsprechende Button zur Neuerstellung, in unserem Beispiel "Neue Mahnung". In der folgenden Maske kann dann der gewünschte Kunde ausgewählt werden, für den das Dokument bestimmt ist.

Kopieren

Von einem Dokument kann immer eine Kopie erstellt werden, indem du in der Dokumentbearbeitungsansicht (z.B. Rechnungen > DeineGewünschteRechnung) in der Seitenleiste auf "Kopieren" klickst.

Erstellen aus anderen Dokumenten

Viele Dokumente können auch aus Dokumenten anderer Typen erstellt werden. So kann z.B. aus einem Angebot eine Rechnung erstellt werden, aus welcher wieder ein Lieferschein erstellt werden kann.

Der Vorteil ist, dass Dokumente, welche aus anderen Dokumenten erstellt werden, automatisch miteinander verknüpft werden.

So findet man schnell alle zu einem Vorgang gehörende Dokumente wieder.

Wann kannst du Dokumente bearbeiten?

Dokumente können grundsätzlich nur im Entwurfsstatus bearbeitet werden. Über die Vorschau kann sich vom korrekten Aussehen und Inhalt eines Dokumentes überzeugt werden.
Den Button "Vorschau" findest du im rechten Menü der Dokumentbearbeitungsansicht.

Wird ein Dokument abgeschlossen, verlässt es den Entwurfsstatus. Eine weitere Bearbeitung ist damit nicht mehr möglich. Nun können jedoch weitere Aktionen wie ein Versand durchgeführt werden.

Wie kann ich Dokumente löschen?

Grundsätzlich ist es nicht möglich in Billomat bereits abgeschlossene Dokumente wie bspw. Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen nachträglich zu löschen. Auch Mahnungen oder Gutschriften sind nicht löschbar.

Anders sieht es bei Dokumenten im Status Entwurf aus: Diese kannst du über den entsprechenden Button in der Seitenleiste löschen.

Wie kannst du Dokumente nummerieren?

Unter Einstellungen > Einstellungen > Nummernkreise können für jeden Dokumenttyp eigene Nummernkreise definiert werden. Die laufende Nummer wir mit jedem neuen Dokument automatisch hochgezählt.

Soll eine höhere Startnummer als die vorgeschlagene verwendet werden, kann diese manuell im Formular angepasst werden.

Wie viele Positionen kannst du hinzufügen?

Es können beliebig viele Position zu einem Dokument hinzugefügt werden. Dabei erweist es sich von Vorteil, wenn man gut gepflegte Artikel hat, bei denen Texte, Preise und Steuern schon hinterlegt sind.

Positionen fügst du ganz einfach über den Button "+ Position" hinzufügen zu.
Möchtest du direkt eine neue Position mit einem bereits angelegten Artikel erstellen, wähle dafür den Button "+ Position aus Artikel". Positionen lassen sich über das entsprechende Symbol am Ende der Zeile löschen (Mülleimer-Icon).

Wie kannst du Einleitung und Anmerkung einstellen?

Bei neuen Dokumenten werden Einleitung und Anmerkung mit den bei den Freitexten angegeben Werten vorbelegt, die du unter Einstellungen > Einstellungen > Textvorlagen anpassen kannst.