Verwaltung mehrerer Unternehmen in Billomat

Es mag vorkommen, dass es nicht bei einer Geschäftsidee bleibt, sondern zwei oder sogar mehrere entstehen. Benötigt man dann für jedes Geschäft einen zusätzlichen Billomat-Account? Nicht zwingend. Bei der Entscheidung kommt es hauptsächlich darauf an, wie sauber die beiden Geschäfte voneinander getrennt werden sollen.

Ein Billomat-Account, mehrere Firmen - ist das eine gute Idee?

Grundsätzlich ist es möglich, einen Billomat-Account für zwei oder mehrere Firmen zu nutzen. Dies ist aber nicht unbedingt unsere Empfehlung, da es deutlich aufwändiger wird, Deinen Account zu verwalten:

• Verwende pro Geschäftszweig für jeden Dokumententyp eine entsprechende Vorlage, durch welche sich der jeweilige Zweig eindeutig identifizieren lässt.
• Wähle dann, je nach Geschäftszweig und dementsprechend Rechnungssteller, die entsprechende Vorlage aus, sodass der Geschäftsvorfall auch der richtigen Firma zugeordnet wird.

Ein Beispiel:

Firma A stellt die ersten drei Rechnungen RE01, RE02 und RE03. Wenn dann Firma B eine Rechnung schreibt, bekommt diese die nächst höhere Rechnungsnummer, nämlich RE04. Ergo fehlen dann die ersten drei Rechnungsnummern der Firma B.

Auch werden Kunden, Artikel und Umsatzdaten nicht voneinander getrennt. Zwar lassen sich Kunden und Artikel per Präfix voneinander trennen, jedoch muss das manuell geschehen. Umsatzstatistiken fließen derweil fast gänzlich ineinander.

Mehrere Billomat-Accounts für mehrere Firmen

Die sauberste Lösung ist die Nutzung von zwei Accounts. Dabei werden alle Daten, die zuvor angesprochen wurden, geordnet auseinander gehalten.

Vorteile bei der Nutzung mehrerer Accounts:

• Einfache Verwaltung: Die Nutzung derselben E-Mail-Adresse für mehrere Accounts vereinfacht den Login-Prozess und die Account-Verwaltung.
  
  
• Klare Trennung von Geschäftsdaten: Durch die Einrichtung separater Accounts für jeden Deiner Mandanten bleiben Deine Geschäftsdaten ordentlich und getrennt.
  
  
• Effizienter Wechsel zwischen Accounts: Das schnelle Umschalten zwischen verschiedenen Accounts ohne wiederholtes An- und Abmelden spart Zeit und erhöht die Effizienz Deiner Arbeit.
  
  

So klappt's:

1. Separate Accounts für jeden Mandanten

Für eine klare Trennung Deiner Geschäftsaktivitäten ist es empfehlenswert, für jedes Unternehmen einen eigenen Billomat-Account anzulegen. Wichtig: Verwende immer dieselbe E-Mail-Adresse! Dies erleichtert die Verwaltung und gewährleistet, dass Deine Daten (wie Rechnungen, Kunden und Artikel) sauber voneinander getrennt bleiben.

2. Verwende dieselbe E-Mail-Adresse für alle Accounts

Die Besonderheit bei Billomat ist die Möglichkeit, für mehrere Accounts dieselbe E-Mail-Adresse zu nutzen. Das bedeutet, dass Du Dich nicht mit verschiedenen E-Mail-Adressen für jedes Deiner Unternehmen registrieren musst. Diese Funktionalität vereinfacht den Zugriff und die Verwaltung Deiner Accounts erheblich.

Beispiel:

Account 1 hat die billomatID "billomat" und kann sich über die Adresse https://billomat.billomat.net/ einloggen.

Account 2 hat die billomatID "billomat2" und kann sich über die Adresse https://billomat2.billomat.net/ einloggen.

3. Wechsle bequem zwischen Deinen Accounts

Nachdem Du mehrere Accounts unter derselben E-Mail-Adresse eingerichtet hast, kannst Du einfach zwischen diesen wechseln:

• Melde Dich in Deinem Billomat-Account an.
• Klicke in der oberen Navigationsleiste auf das Firmen-Symbol.
• Ein Dropdown-Menü wird angezeigt, in dem Du zwischen Deinen verschiedenen Accounts wählen kannst.
• Wähle den Account aus, zu dem Du wechseln möchtest, ohne Dich jedes Mal ab- und anmelden zu müssen.

4. Organisiere Deine Geschäftsdaten effizient

Für jeden Deiner Mandanten oder Firmen sollten spezifische Vorlagen für Dokumententypen verwendet werden, um eine eindeutige Identifizierung zu ermöglichen. Wähle entsprechend des Geschäftszweigs die passende Vorlage für Deine Rechnungen und andere Dokumente aus, damit diese korrekt zugeordnet werden können.